امروزه شرکت‌ها و سازمان‌های معتبر برای زیباسازی و هویت بخشی به برند خود، با طراحی و چاپ ست‌های اداری زیبا این امر را محقق ساخته‌اند. این ست‌ها متناسب با فعالیت سازمان است که شامل اوراق اداری، فولدر، برگه یادداشت، پاکت و غیره می‌شود. اگر صاحب شرکت و یا سازمانی هستید بهتر است تا از این نکات ظاهری برای سازمان خود غافل نشوید و حتما یک ست اداری مخصوص کسب و کار و برند خود داشته باشید؛ اما لازم است بدانید ست اداری چیست و شامل چه مواردی است؟ اصول طراحی اوراق اداری چیست و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟ در ادامه مطالب یاراپلاس پاسخ تمامی این سؤالات و هر آنچه لازم است تا درباره ست اداری بدانید را برای شما بازگو کرده‌ایم؛ با ما همراه باشید.
منظور از ست اداری چیست؟
به مجموعه‌ای از کاغذها گفته می‌شود که به شکل رسمی و یا غیر رسمی برای انجام امور اداری و پرسنلی مورد استفاده قرار می‌گیرند. گاهی از اوقات به ست‌های اداری اوراق اداری نیز گفته می‌شود. بهتر است تا سازمان‌ها یا اداره‌ها از ست اداری استفاده کنند این‌گونه می‌توانند در شناخت خود به دیگران سریع‌تر عمل نمایند. طراحی اوراق اداری از اصول اساسی در تبلیغات یک برند حساب می‌شود. در واقع ست‌های اداری به مخاطبان این حس را می‌دهند که تیم شما تیمی قوی و منظم است و مسلما روی آن‌ها تأثیر بسیار زیادی می‌گذارد.
طراحی ست اداری از این جهت دارای اهمیت است که این برگه‌ها در حجم زیاد مورد استفاده قرار می‌گیرند و معمولا به مشتریان سازمان یا افراد خارج از سازمان داده می‌شوند. این اوراق مانند یک بروشور یا یک برگه تبلیغاتی ممکن است مدت‌ها در معرض دید مشتریان و مخاطبان زیادی قرار بگیرند پس بهتر است تا تمام نکات مربوط به اصول طراحی این اوراق به خوبی رعایت شود.
ست اداری شامل چه مواردی می‌شود
طراحی یک ست اداری جذاب و مناسب برای یک سازمان بسیار مهم است. این ست‌ها در یک قالب و یک رنگ به صورت هماهنگ با یکدیگر طراحی و چاپ می‌شوند. قالبی که در این اقلام به کار رفته است و اطلاعات متنی ثبت شده در این اقلام، نشان دهنده نوع کسب و کار شما و اطلاعات مورد نیاز برای مشتریان را نمایش می‌دهد. استفاده از ست اداری مختص شرکت‌های بزرگ نیست و حتی اگر شما صاحب کسب و کار کوچکی هستید و بودجه مالی زیادی هم ندارید می‌توانید با استفاده از این اقلام، در روابط تجاری خود حرفه‌ای‌تر عمل کنید و بیشتر مورد اعتماد قرار بگیرید. ست اداری شامل اقلام مختلفی است که برخی از اصلی‌ترین آن‌ها شامل موارد زیر است.
پاکت نامه
یکی از اقلام طراحی اوراق اداری و ست اداری پاکت نامه‌ها هستند که در سه سایز مختلف A4 و A5 و ملخی چاپ می‌شوند. مشتریان بر حسب نوع نیاز و کاربردی که مد نظرشان است سایز آن را انتخاب می‌کنند؛ برخی از اوقات یک سازمان و یا شرکت به دو سایز و گاهی به هر سه سایز پاکت احتیاج دارد. پاکت نامه‌ها جهت ارسال نامه، فاکتور و هر چیز دیگری که نیاز به پاکت نامه دارد استفاده می‌شوند.
دفترچه و اوراق یادداشت
شاید شخصی‌ترین چیزی که در ست اداری شما وجود دارد و شما بیشترین استفاده را از آن می‌کنید دفترچه‌های یادداشت باشد. زمانی که نیاز است تا شما یادداشت‌های کوچکی مانند لیست کاری، شماره تلفن و یا هر یادداشت کوچک دیگری را بنویسید می‌توانید از این دفترچه‌ها استفاده کنید.
سربرگ
می‌توان گفت مهم‌ترین چیزی که در طراحی اوراق اداری و ست‌های اداری وجود دارد، سربرگ است. سربرگ‌ها اوراقی هستند که جهت مکاتبات اداری، صدور پیش فاکتور، درج قراردادها و غیره از آن‌ها استفاده می‌شود. در روی سربرگ‌ها نام و لوگو سازمان شما قرار دارد و از لحاظ حقوقی نیز دارای اهمیت است. معمولا سربرگ‌ها را در دو سایز A4 و A5 چاپ می‌کنند. در سربرگ‌ها به طور معمول، لوگوی تجاری سازمان، نام و زمینه فعالیت و کسب و کار، تاریخ، شماره و پیوست در بالای صفحه و آدرس و شماره تلفن در پایین صفحه درج می‌شود.
اهمیت داشتن ست اداری برای یک شرکت
حتما شما نیز هنگام مراجعه به یک سازمان و یا شرکت با کاغذهای اداری، پاکت‌های نامه، لیوان‌های منقش به لوگوی شرکت و بسیاری دیگر از طرح‌های مختص همان شرکت برخورد داشته‌اید؛ خیلی از این طرح‌ها چه دارای طراحی اوراق اداری حرفه‌ای باشند و چه مبتدی نطر شما را به خود جلب می‌کنند و نظم و هماهنگی محیط کاری شرکت و سازمان را برای شما تداعی می‌کنند که برای یک برند بسیار حائز اهمیت است.
این مفهوم نشان دهنده اهمیت یکپارچگی و هماهنگی محیط سخت افزاری یک شرکت است که باعث هماهنگی ذهنی و کارکنان یک سازمان می‌شود. در دنیای پر رقابت کسب و کار، علاوه بر اینکه باید بهترین محصولات و خدمات را به مشتریان ارائه دهید، تبلیغات مؤثر و منسجم نیز اهمیت بسیاری دارد؛ باید بدانید که طراحی تبلیغات بر پایه طراحی گرافیک اهمیت ویژه‌ای دارد؛ از این رو طراحی اوراق اداری به صورت حرفه‌ای از این جهت که به عنوان نمادی از یک برند می‌تواند معرف آن باشد اهمیت بسیار زیادی دارد.
چرا باید از ست سازمانی استفاده کنیم؟
همان‌طور که می‌دانید برای ایجاد یک تفکر مثبت در ذهن مخاطبان و مشتریان لازم است تا تبلیغات صحیح و مناسب و همچنین طراحی تبلیغاتی حرفه‌ای داشته باشید. به همین منظور لازم است تا مدیران سازمان‌ها و ادارات با توجه به کسب و کار و فعالیت سازمان برای خود یک لوگو داشته باشند.
8 دلیل که ثابت می‌کند داشتن ست اداری ضروری است!
ست اداری در کسب و کارها و در مکاتبات اداری یکی از مهم‌ترین ابزارهای هر کسب و کاری است که برای ایجاد تعامل و ارتباط با سایر کسب و کارهای دیگر به کار می‌رود. ایجاد هویت بصری در مکاتبات اداری بین سازمان‌ها بسیار مهم است که این مورد را می‌توانید با استفاده از لوگو در روی سربرگ‌ها و پاکت نامه‌های سازمان و یا مجموعه خود در ست اداری داشته باشید. در ادامه برخی از تاثیرات داشتن ست اداری را برای شما بازگو می‌کنیم.
به راحتی در مشتریان اعتماد ایجاد کنید
یکی از مهم‌ترین تأثیراتی که طراحی اوراق اداری برای سازمان و مجموعه شما می‌تواند داشته باشد، ایجاد اعتماد بین شما و مشتریان است. وقتی که با مشتریان خود یا دیگر سازمان‌ها تعامل و ارتباط دارید و در این بین شما کارت ویزیتی به آن‌ها می‌دهید، این کار نشان دهنده حرفه‌ای بودن کسب و کار شماست؛ قطعا اگر کارت ویزیت شما طراحی منحصر به فرد و جذابی داشته باشد این طراحی در ذهن مخاطب خواهد ماند و نوعی اعتماد نسبت به شما در ذهن آن‌ها ایجاد خواهد شد و شاید حتی باعث شود که مجموعه شما را به دیگران معرفی کنند.
انتقال اطلاعات به مشتریان
هنگامی که شما مکاتبات اداری خود را در اوراق مخصوص به برند خود می‌نویسید این کار خود به تنهایی می‌تواند توضیحات کتبی ویژه‌ای را از شما به مخاطبان و مشتریان و همکاران شما القا کند. بدون اینکه توضیحات اضافی به آن‌ها بدهید ست اداری شما قادر است که اطلاعات زیادی را درباره فعالیت و خدمات سازمان شما به آن‌ها منتقل کند، اطلاعاتی که شاید در حالت عادی هم نمی‌توانستید آن‌ها را منتقل کنید.
رسمی جلوه می‌کنید
طراحی اوراق اداری حرفه‌ای می‌تواند مجموعه ما را یک مجموعه قدرتمند و حرفه‌ای نشان دهد. وقتی که شما در مکاتبات اداری، اوراق مخصوص به برند خود را دارید، به کسانی که با شما تعامل می‌کنند این نکته را اعلام می‌کنید که مجموعه شما دارای رسمیت و دارای یک شخصیت سازمانی است و در کار خود حرفه‌ای عمل می‌کند و همچنین برای مشتریان خود ارزش قائل هستید.
در ذهن‌ها ماندگار شوید
هنگامی که در هر ارتباط و در هر تعامل و مکاتباتی که با دیگر افراد و یا سازمان‌ها دارید، برند و لوگوی شما روی سربرگ‌ها و به طور کلی اوراق اداری شما باشد بدون شک برند شما به صورت ناخودآگاه در ذهن آن‌ها ماندگارتر می‌شود. در واقع بدون اینکه شما هزینه اضافی برای ثبات و ماندگاری کسب و کار خود انجام دهید تنها با داشتن ست اداری منحصر به فرد برای خود می‌توانید در ذهن مشتریان و همکاران خود ماندگار شوید که می‌توان گفت یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در بین رقیبان است.
دسترسی آسان به شما
یکی از نکات مثبت طراحی ست اداری این است که شما می‌توانید اطلاعات تماس و راه‌های ارتباطی خود را به روی سربرگ و اوراق اداری خود چاپ کنید و با این کار شما دسترسی دیگران به خودتان را بسیار آسان‌تر می‌کنید و راحتی را برای مشتریان و مخاطبان خود به ارمغان می‌آورید.
نظم و ترتیب سازمان خود را به نمایش بگذارید و ارزان تبلیغ کنید
در طراحی اوراق اداری نظم خاصی وجود دارد و هماهنگی ابزارهای اداری شما و اوراق اداری‌تان نظم شرکت و سازمان شما را به رخ مشتریان می‌کشد و باعث می‌شود تا مشتریان راحت‌تر و سریع‌تر به شما و سازمانتان اعتماد کنند. همچنین برای طراحی ست‌های اداری از اقلامی استفاده می‌شود که هریک آر آن‌ها می‌تواند به تنهایی برای شما تبلیغات محسوب شود. با توجه به هزینه‌های گزاف تبلیغات، یک ست اداری می‌تواند هزینه تبلیغات شما را کاهش دهد و برای شما مشتریان جدیدی جذب کند.
اصول طراحی اوراق اداری
ست اداری مجموعه‌ای از اوراق اداری که اغلب شامل سربرگ، پاکت نامه، کارت ویزیت و … است که با یک طراحی گرافیکی مناسب و زیبا جهت انجام امور اداری و مکاتبات با سایر شرکت‌ها، ادارات و غیره مورد استفاده قرار می‌گیرد. اصول طراحی ست اداری در واقع به خاطر ایجاد هویت بصری برای هر مجموعه و برندی اهمیت ویژه‌ای دارد. برای طراحی هر یک از اقلام اداری اصولی وجود دارد که در ادامه به بررسی طراحی هر کدام خواهیم پرداخت.
اصول طراحی پاکت نامه
یک پاکت نامه که به طور مناسب طراحی شده باشد باید بتواند علاوه بر ترکیب بندی و رنگ بندی، هویت شرکت و یا سازمان مورد نظر را به خوبی نشان دهد. همچنین برای طراحی یک پاکت نامه باید توجه کنید که همه موارد لازم از جمله نام یا عنوان شرکت، لوگو و همچنین آدرس و شماره تلفن گنجانده شود. ابعاد پاکت نامه معمولا متناسب با ابعاد سربرگ طراحی می‌شود. بهتر است برای طراحی اوراق اداری، ابعاد پاکت مورد نظر در حالت بسته شده، یک سوم ابعاد سربرگ باشد.
اجزای اصلی یک پاکت نامه باید شامل مواردی همچون نام و لوگو شرکت، آدرس پستی، تلفن و فکس و آدرس وب سایت و ایمیل باشد. محل قرارگیری نشانه و عنوان در پاکت نامه معمولا در نیمه سمت چپ و بالا است؛ همچنین نشانی در پاکت نامه نیز در پایین سمت چپ قید می‌شود؛ این نکات در نامه‌های اداری و رسمی به همین شکل اجرا می‌شود ولی در مواردی طراح می‌تواند محل قرارگیری این عناصر را جا به جا کند.
اصول طراحی سربرگ برای طراحی اوراق اداری
سربرگ‌ها، همان اوراقی هستند که هنگام نامه نگاری از آن‌ها استفاده می‌شود که در ابعاد A4 و یا A5 چاپ شده و به ندرت در سایزهای دیگر چاپ می‌شوند. فونت‌های استفاده شده در طراحی سربرگ‌ها معمولا بین 10 تا 14 پوینت انتخاب می‌شود. استفاده از نمادهای مذهبی در طراحی سربرگ نیز توصیه نمی‌شود چرا که در تمام دنیا استفاده از نمادهای مذهبی نشانه بی احترامی به مذاهب دیگر است و غیرحرفه‌ای تلقی می‌شود.
اصول طراحی کارت ویزیت
کارت ویزیت وسیله‌ای برای ارتباط شما با دیگران است و نشانگر هویت سازمان و فعالیت‌های شما است؛ پس باید بیانگر راه‌های تماس با شما، نوع شغل و محصول شما باشد و از درج مطالب بیهوده و اضافی خودداری کنید. بهتر است کارتی که طراحی می‌کنید ساده باشد و از قرار دادن عکس‌ها و رنگ و لعاب‌های بیش از حد صرف نظر کنید. برخی دیگر از نکات مهم برای طراحی کارت ویزیت عبارت است از:
- برای طراحی کارت ویزیت ایده منحصر به فرد و خاصی داشته باشید.
- به طور کلی هنگام طراحی اوراق اداری و کارت ویزیت‌ها سعی کنید نام شرکت و برند خود را درشت و خوانا بنویسید.
- از رنگ بندی جذاب و مناسب استفاده کنید.
- ترجیحا طراحی ساده را انتخاب کنید و از شلوغ کردن کارت بپرهیزید.
- حتما شماره تماس و راه‌های ارتباطی خود را روی کارت ویزیت ذکر کنید.
در صورتی که قصد دارید از تصاویر روی کارت خود استفاده کنید سعی کنید تصاویر مربوط به فعالیت خود را انتخاب کنید و بهتر است که تصاویری که انتخاب می‌کنید جذاب باشد.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!