علوم اداری یکی از ارکان مهم سیستم‌های مدیریتی به حساب می‌آیند که تقویت آن در هر کشوری، می‌تواند حائز اهمیت و مفید باشد. دلیل اهمیت این علوم ایجاد نظم و برنامه‌ریزی برای انجام کارهای مختلف است. ظرافت‌ها و الگوریتم‌های استفاده شده در این علوم، موجب تحلیل سریع موضوعات مختلف و صرفه‌جویی در وقت و هزینه می‌شود. یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین شاخه‌های علوم اداری، حسابداری است که نقشی کلیدی به حساب می‌آید. معمولا نام حسابداری ذهن ما را به سمت محاسبات ریاضی می‌برد، اما ظرایف دیگری وجود دارد که موجب افزایش سرعت عمل در رسیدگی و محاسبات می‌شود. در این مقاله در وب‌سایت یاراپلاس به بررسی نکات طراحی اوراق حسابداری می‌پردازیم.
کاربردهای طراحی اوراق حسابداری و اهمیت آن برای سازمان‌ها
هر بخش از سیستم اداری شما دارای قواعد و علوم خاص خود است. اگر قرار باشد یک چارچوب ثابت برای انجام امور مکتوب یک مجموعه ترسیم شود، باید تمامی جوانب فنی در کنار زیبایی‌های بصری در نظر گرفته شود. برگ‌های اداری که در قالب‌های مختلف ارائه می‌شوند، ابزارهای کاربردی هستند که باید کار را برای کارمندان و همچنین مراجعین راحت‌تر کنند. پس در طراحی آن‌ها باید حتما با متخصصین این امر مشورت شود. باید متناسب با هر یک از بخش‌های اداری و نیازهای آن، برگ‌ها و پیش‌نویس‌های مشخصی با خصوصیات مناسب طراحی شود تا بتواند به افزایش بازدهی آن واحد اداری کمک کند. برگه‌های شیک و زیبایی که در عمل کاربرد مناسبی ندارند قطعا نمی‌توانند انتخاب درست و مناسبی باشند. در ادامه مواردی را ذکر می‌کنیم که با کمک آن‌ها می‌توانید طراحی منحصربه‌فردی برای اوزاق حسابداری خود داشته باشید.
با طراحی این اوراق سرعت عمل خود را افزایش دهید
اولین ویژگی مهمی که در طراحی اوراق حسابداری باید به آن توجه داشت، سرعت عمل انجام کار است که یک طراح می‌تواند این کار را به سادگی امکان‌پذیر کند. شاید تصور کنید که آماده بودن یک سری اوراق از پیش تعیین شده، برای انجام کارها کافی است و سرعت عمل انجام کار به شخص انجام دهنده آن بستگی دارد و نقش طراحی اوراق حسابداری در این موضوع بسیار کمرنگ است. پژوهش‌های متعدد در حوزه علوم اداری نشان داده که طراحی مناسب اوراق، می‌تواند تأثیر بسزایی در سرعت عمل انجام کارمندان، در بخش‌های مختلف اداری داشته باشد.
در درجه اول این اوراق باید از نظر تکنیکی ساده باشند تا ذهن ما در کمترین زمان ممکن بتوانند از اطلاعات و دسته‌بندی‌های موجود در آن به نتیجه مفید به مورد نظر خود برسد. اگر این اوراق پیچیده و با شکل‌های غیر معمول طراحی شوند، طبیعتا زمان بیشتری را باید صرف تحلیل اطلاعات آن‌ها کرد.
تنها منظم بودن اطلاعات کافی نیست و باید در جنبه‌های مختلف مانند چیدمان ردیف‌ها، اندازه هر ردیف و فونت‌های مورد استفاده بسیار دقت کرد. اندازه‌گیری درست این فواصل و فونت‌ها می‌تواند به چشم بیننده کمک کند تا مطالب را در زمان کمتری بفهمد و در نتیجه، سرعت عمل انجام کارهای مختلف افزایش پیدا کند. وجود فرم‌های تفکیک شده برای هر کار نیز می‌تواند در سرعت بخشیدن به انجام آن‌ها تأثیرگذار باشد؛ به این صورت که مثلا اگر یک حسابدار به پنج عملیات مختلف نیاز دارد، برای هر یک از این عملیات‌ها متناسب با شرایط آن فرمی مناسب طراحی شود به جای اینکه تمام این پنج عملیات، با یک فرم انجام شود. طراحی فرم‌های تفکیک شده می‌تواند تأثیر بسیار زیادی در منظم بودن مطالب در ذهن شخص انجام دهنده کار داشته باشد و این نظم، به صورت ناخودآگاه باعث افزایش سرعت وی می‌شود.
بهبود نظام سازمانی؛ از دیگر فواید طراحی اوراق حسابداری
فایده دیگر طراحی اوراق حسابداری این است که موجب ایجاد نظم در اسناد اداری شما می‌شود و به راحتی می‌توانید سوابق مهم موجود در بایگانی خود را ردیابی و پیدا کنید. قطعا اگر در انجام امور اداری سابقه داشته باشید، می‌دانید که نظم می‌تواند تأثیر بسزایی در راندمان کاری یک سیستم اداری داشته باشد. حسابداری یکی از پیچیده‌ترین شاخه‌های علوم اداری است و حجم اطلاعات در این حوزه بسیار زیاد و سرسام‌آور است. نمی‌توانید تصور کنید که چنین کاری بدون رعایت نظم و ترتیب در دسته‌بندی و جداسازی درست اطلاعات، چقدر می‌تواند سخت و گیج‌کننده باشد. ایجاد نظم بین اسناد ثبت شده ممکن است وقت و انرژی زیادی را از حسابدار و دستیاران او بگیرد؛ زیرا آن‌ها باید اسنادی که مکتوب شده‌اند را با دقت بررسی و دسته‌بندی کنند.
حالا تصور کنید که این اسناد پر حجم با طراحی‌های متفاوت، به راحتی از نظر ظاهری تشخیص داده شوند و بتوان آن‌ها را در یک بازه زمانی کوتاه دسته‌بندی کرد. یک تغییر کوچک در طراحی اوراق حسابداری می‌تواند دسته‌بندی و تفکیک آن‌ها را بسیار ساده‌تر کند. این اوراق می‌توانند از ابتدا و قبل از ثبت شدن ظاهری متفاوت داشته باشند تا متناسب با کار انجام شده با آن ها بسیار سریع و شخصی سازی شده باشند؛ همچنین بتوان آن‌ها را در ابتدای ثبت به راحتی دسته‌بندی و به صورت جداگانه بایگانی کرد و در صورت نیاز به اطلاعات موجود در آن‌ها، در زمانی بسیار کوتاه آن‌ها دست پیدا کرد.
افرادی که در حوزه حسابداری فعالیت می‌کنند، می‌دانند که در بسیاری از موارد برای دستیابی به نتیجه درست و دقیق باید اسناد مربوط به بازه‌های زمانی گذشته را بررسی کرد و آن‌ها را با داده‌های امروزی مورد مقایسه قرار داد. قطعا در چنین زمانی می‌توانید اهمیت نظم و دسته‌بندی درست در اسناد حسابداری را به خوبی درک کنید.
با طراحی این اوراق شخصیت سازمانی خود را بسازید
قطعا برای شما زیاد پیش آمده که برای انجام کاری، به یک اداره دولتی و یا خصوصی مراجعه کنید. در هنگام انجام کارهای اداری برگه‌هایی در اختیار شما قرار می‌گیرد تا مشخصاتی را در آن وارد کنید و یا برای پیگیری کار خود، این برگه‌ها را از یک بخش آن سازمان به بخش دیگری منتقل کرده تا ادامه عملیات اداره روی آن‌ها انجام شود. شما برای تکمیل برگه‌ها و یا هنگام انتقال آن‌ها به بخش‌های دیگر، قطعا نگاهی به آن‌ها می‌اندازید و حداقل به صورت کلی آن‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهید. اولین چیزی که چشم شما با آن مواجه می‌شود طراحی کلی این برگه‌های اداری است که المان‌های مختلفی را برای شما تعیین می‌کند و احساسات مختلفی را در ذهن شما ایجاد می‌کند. در واقع آن برگه کوچک می‌تواند تعیین کننده احساس شما نسبت به آن اداره یا سازمان باشد.
شاید تصور کنید این موضوع اهمیت چندانی ندارد ولی اگر در یک موقعیت، به شما دو برگه متفاوت داده شود که یکی بسیار ساده و پیش پا افتاده است و دیگری دارای یک طراحی اداری حرفه‌ای، آنگاه متوجه تفاوت احساس خود نسبت به آن شرکت می‌شوید. شرکت‌های خصوصی مختلف با صرف هزینه‌های زیاد سعی می‌کنند در پلتفرم‌های مختلف خود را تبلیغ کنند و به مخاطبان بگویند که چه امکانات خاصی دارند و چقدر مفید هستند؛ در صورتی که می‌توانند با یک طراحی درست در اوراق اداری خود، احساسی بسیار خوشایند و رضایت بخش به مراجعین منتقل کنند و این بهترین تبلیغ است. یک طراحی زیبا می‌تواند این احساس را برای مشتریان شما به وجود بیاورد که برای آن‌ها ارزش قائلید. در ادامه این مقاله در وب‌سایت یاراپلاس به بررسی دیگر از جنبه‌های طراحی اوراق حسابداری می‌پردازیم.
تأثیر رنگ و گرافیک در طراحی
انسان به‌صورت ناخودآگاه به تصاویر و اشیاء زیبا و خوش‌رنگ جذب می‌شود. این میل درونی می‌تواند ابزاری قدرتمند و مناسب در دستان شما باشد. امروز روانشناسی رنگ یکی از علوم بسیار مهم و کارآمد در زمینه‌های مختلف به حساب می‌آید. شاید فکر کنید که طراحی گرافیکی زیبا هیچ ارتباطی با اوراق اداری ندارد؛ ولی باید بدانید که یک طراحی زیبا بر روی این اسناد می‌تواند تأثیر بسزایی بر روی راندمان کاری شما داشته باشد. فراموش نکنید که در هر دفعه شما یک بار هزینه طراحی گرافیکی را پرداخت می‌کنید ولی می‌توانید مدت‌های طولانی از آن طرح گرافیکی بر روی اسناد خود استفاده کنید. طراحی اوراق حسابداری در درجه اول می‌تواند احساس شیک و حرفه‌ای بودن را در تیم اداری شما ایجاد کند. طبیعتا در حجم بالای کاری واحد حسابداری شما، یک رنگ و لعاب زیبا بر روی برگه‌های مختلف می‌تواند در روحیه کارمندان تأثیر مثبتی داشته باشد.
طبیعتا این امر موجب می‌شود تا کارمندان با ارباب‌رجوع‌ها بهتر رفتار کنند و در نتیجه راندمان کاری شما افزایش پیدا می‌کند. در طرف دیگر ماجرا، ارباب رجوع است که با برگه‌های اداری شما رو به رو می‌شود و تجربه‌ای از برگه‌های اداری دیگر شرکت‌ها در ذهن خود دارد. مهم است که شما در ترکیب تجربیات کاربران خود چه امتیازی داشته باشید. مراجعین شما یک تصویر ذهنی از سیستم اداری شما دارند که برگرفته از کیفیت ارائه خدمات شما و همچنین میزان نظم و زیبایی بصری است. برآیند این عوامل در ذهن آن‌ها یک احساس ایجاد می‌کند که در صورت خوشایند بودن، می‌تواند موجب شود تا آن‌ها مجددا برای دریافت خدمات به شما مراجعه کنند. دقت در طراحی اوراق حسابداری می‌تواند تجربه خوشایند برای کارفرمای شما ایجاد کند.
طراحی ساده و روان می‌تواند در جلب نظر مخاطب تاثیر بیشتری داشته باشد
یکی دیگر از عواملی که می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی در مفید بودن اوراق اداری داشته باشد، ساده بودن و درعین‌حال روان بودن انجام عملیات مورد نظر در آن‌ها است. همان‌طور که در بخش‌های قبلی اشاره کردیم، این اسناد برای سرعت بخشیدن و تسریع عملیات اداری در بخش‌های مختلف، شخصی‌سازی می‌شوند. پیچیدگی بیش از حد بصری و یا تکنیکی در ایجاد دسته‌بندی‌های مختلف و تودرتو، می‌تواند موجب سردرگمی و همچنین اتلاف وقت و انرژی شود. مهم‌ترین نکته در این مورد ایجاد یک تعادل مناسب بین کاربردی بودن، زیبا بودن، سریع بودن و ساده بودن این اسناد است. طراحی اوراق حسابداری که یکی از بخش‌های پیچیده و مهم هر سیستم اداری به حساب می‌آید، می‌تواند بسیار حائز اهمیت و حساس‌تر باشد زیرا با آنالیزهای مالی و بایگانی اسناد مهم مرتبط است.
اهمیت چیدمان مطالب در طراحی
طبیعتا در طراحی اوراق حسابداری نیز مانند دیگر اوراق اداری، فضای محدودی برای طراحی و ارائه الگوهای بصری و چیدمان مطالب وجود دارد. این موضوع موجب می‌شود که نتوان مانند بسترهای دیگر مانند مجلات یا پوسترها از تکنیک‌های مختلف و گوناگونی برای چیدمان مطالب در آن‌ها استفاده کرد. طبیعتا این چیدمان زمانی صورت می‌گیرد که دو یا سه مطلب مختلف و یا بیشتر از آن را در اختیار داشته باشیم. مهم‌ترین بخش در اوراق اداری عناوین و تیترهای اصلی هستند که می‌توانند، نام شرکت و یا تصویر لوگوی آن باشد. این بخش‌ها از اهمیت زیادی برخوردار هستند که باید حتما بسیار زیبا و مناسب طراحی شوند تا تأثیر مورد نظر بر روی مخاطب بگذارند. معمولا نصفه‌ی اول اوراق از اهمیت بیشتری برخوردار هستند و در نیمه‌ی دوم آن‌ها، مطالب کم اهمیت‌تر ذکر می‌شود.
در برخی طراحی‌های خاص دیده شده که از چهار رنگ نیز برای نسخه اول استفاده شده است. در بعضی موارد برای جلب نظر بیننده، لوگوی مربوط به شرکت را در یک کادر جداگانه قرار می‌دهند و به عنوان مثال پس زمینه آن را به رنگ مشکی درمی‌آورند و لوگوی شرکت را به صورت سفید و یا نگاتیو در میان آن قرار می‌دهند که موجب بیشتر دیده شدن لوگو و به چشم آمدن آن می‌شود. در برخی موارد اگر در کنار لوگو از برخی از علائم و نشانه‌ها استفاده شود، خوانش آن بسیار راحت‌تر و روان‌تر شده و درنتیجه درک آن توسط مخاطب بهتر انجام می‌شود. در مطالبی که بیشتر از یک سطر داشته باشند می‌توان از چیدمان پلکانی استفاده کرد. در برخی موارد نیز می‌توان از آرایش عمودی استفاده کرد که معمولا در اوراق اداری استفاده نمی‌شود.
انواع حروف و اهمیت آن در طراحی اوراق حسابداری
در صفحه‌آرایی اسناد اداری مانند طراحی اوراق حسابداری ما می‌توانیم از انواع مختلفی از حروف استفاده کنیم و آن‌ها را متناسب با نیاز خود جایگذاری کنیم. دسته اول حروف معمولی هستند که معمولا به صورت نازک و ساده در متن‌ها به کار می‌روند. در میان همین گروه معمولی مطالبی در میانه متن به صورت برجسته و با ضخامت بیشتر قرار می‌گیرند. ظروف تزئینی و دکوراتیو نوع دیگری از حروف هستند که بر پایه مفهومی خاص طراحی می‌شوند و در مکان‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. متناسب با نیاز طراح می‌توان از تکنیک‌های مختلف استفاده کرد و به اشکال مختلفی نمایند کرد که نمونه‌هایی از آن‌ها عبارت‌اند از: حروف سایه‌دار، حروف سیاه (ضخیم)، حروف توخالی، حروف گلدار و حروف کج (ایتالیک یا ایرانیک).
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!